Aggiungiamo nuove azioni rapide in Outlook.

Abbiamo bisogno di velocizzare nuove funzioni a Outlook vediamo come fare con pochi ma significativi passi che ci renderanno semplice l’uso del software.


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Velocizziamo le nostre attività in Outlook attraverso una serie di azioni preconfigurate che possiamo avviare con un semplice clic di mouse.

Quante email riceviamo il giorno? Tante in alcuni casi anche troppe. Spesso non abbiamo tempo per archiviare nel modo giusto le nostre email e rispondere prontamente a tutti i mittenti. Per quanto riguarda la semplice archiviazione, Outlook mette a disposizione un sistema basato sulle Regole. Se ben programmate possono svolgere per noi una buona dose di lavoro. Ma le capacità del programma non si fermano qui e attraverso lo strumento meno conosciuto delle Azioni rapide, abbiamo a disposizione delle scorciatoie per quasi tutte le principali attività. Meglio ancora, possiamo programmarle e personalizzarle in base alle nostre esigenze. Una volta fatta questa operazione ci basteranno un clic del mouse o una combinazione dei tasti per avviare una determinata azione. Meno conosciute delle Regole, le Azioni rapide possono essere impostate anche per le Attività e il calendario. Outlook ne propone alcune preconfigurate ma possiamo crearne di personalizzate e aggiungerne quante vogliamo.

 

1] Facciamo clic sull’icona Gestione azioni rapide. Nella nuova finestra troviamo le Azioni di default che possiamo modificare o eliminare. Per creare una nuova azione facciamo clic su Nuova e selezioniamo Personalizzata.

2] Diamo un nome riconoscibile alla nostra azione, quindi facciamo clic nel campo Scegli azione per visualizzare l’intero elenco di quelle disponibili. Selezioniamo, ad esempio l’opzione Rispondi quindi facciamo clic su Mostra opzioni.

3] Nella nuova finestra possiamo selezionare uno o più destinatari. In questo modo possiamo impostare un’azione per inviare una risposta automatica a un intero gruppo di lavoro. Possiamo anche aggiungere un testo di risposta automatica.

4] Per velocizzare ulteriormente l’accesso a questa azione possiamo associarle una scorciatoia da tastiera. Purtroppo le combinazioni non sono libere e possiamo scegliere solo tra le dieci indicate. Al termine facciamo clic su Fine e poi OK.

 

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